Outil sur-mesure pour un courtier en assurance bateau.

Comment j’ai mis en place un outil personnalisé, réalisé avec Coda.

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Le contexte de la prestation :

Un courtier en assurance bateau m’a confié l’automatisation de son activité.
Il s’agit d’un ancien client pour lequel j’avais développé un plugin WordPress pour importer des bateaux. 

 

Pourquoi un outil de gestion automatisé ?

Mon client avait une assistante qui se chargeait de toute la partie fastidieuse d’analyse des formulaires reçus et de l’envoi des demandes de cotation aux assureurs.

Le détail des tâches dont elle s’occupait : 

  • Réception des formulaires de demande de devis depuis leur site web,
  • Intégration des informations de la demande dans un fichier excel “template”,
  • Création des demandes de devis aux différents partenaires assureurs,
  • En fonction des caractéristiques du bateau, les demandes de devis étaient envoyées aux assureurs avec des modèles d’email selon les cas,
  • Envoi des meilleures propositions des assureurs aux prospects,
  • Création des factures et attestations,
  • Gestion du fichier excel des prospects,
  • Gestion du fichier excel des clients,
  • Archivage des données sur Google Drive.

Son assistante a décidé de changer d’emploi, mon client a donc souhaité automatiser toutes les tâches qu’elle gérait pour qu’il puisse continuer à exercer ses fonctions sans crouler sous le travail.

La solution proposée

Après de nombreux échanges avec le client, nous avons conjointement décidé de partir sur un document Coda, couplé à Make pour les automatisations.
Cela permettra de mettre en place un outil sur-mesure et évolutif, au fur et à mesure des besoins.

1 – Création d’un document Coda pour gérer :

    • Les formulaires reçus,
    • Les prospects,
    • Les demandes de devis pour les partenaires assureurs,
    • Les clients,
    • Les relances annuelles,
    • L’affichage des échanges par mail,
    • …

2 – Création des automatisations :

    • Enregistrement des données du formulaire dans Coda,
    • Téléchargement des fichiers liés au formulaire,
    • Demandes d’informations complémentaires aux prospects,
    • Création des demandes de devis aux partenaires en PDF,
    • Envoi des demandes de devis aux partenaires,
    • Envoi des propositions aux prospects,
    • Création des factures et attestations d’assurance.

L’objectif final sera d’avoir une gestion quasi automatique, hors cas particuliers, en intégrant l’intelligence artificielle.

Vous avez besoin d’un outil sur-mesure ?

Quelque soit votre activité, nous pourrons trouver une solution pour mettre en place un outil sur-mesure et évolutif qui vous fera gagner du temps.

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Le schéma vous montre la différence entre une activité automatisée et une activité manuelle et chronophage.

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