Automatiser la création de documents

La création de document est un grand classique de l’automatisation.

Vous allez pouvoir générer sans effort tous les documents nécessaires à votre métier, par exemple : devis, factures, contrats.

Pourquoi automatiser la création de documents ?

La création de documents manuelle est chronophage, source d’erreurs et peu intéressante.

Pour chaque document vous devez :

• dupliquer le document,
• rechercher les données à envoyer,
• remplacer les valeurs,
• exporter en PDF,
• enregistrer au bon endroit,
• envoyer par mail.

Grâce à la création automatique de documents , vous allez bénéficier de nombreux avantages pour votre activité :

• gain de temps,
• réduction du risque d’erreurs,
• suppression des tâches répétitives et fastidieuses.

Voici les tâches que l’automatisation va réaliser à votre place.

L’outil en ligne Make va nous permettre de créer une automatisation qui se charge des actions suivantes à votre place :

• Lecture des données nécessaires,
• Création du document à partir du modèle,
• Ajout des données dans le modèle,
• Export du fichier en PDF,
• Enregistrement du fichier PDF sur Google Drive, par exemple,
• Envoi du mail à son destinataire,
• Mise à jour de la source de données avec les informations du document créé.

On se rend compte que l’ensemble du processus de création de document peut-être automatisé.
Il est également possible de laisser des actions manuelles, comme l’envoi de l’email, afin de vérifier le document.

Un exemple d’automatisation de création de devis à partir de données Google Sheet.

Quelles sources de données ?

Les sources de données exploitables sont nombreuses. Voici une liste non exhaustive :

• Google Sheet
• Excel
• CSV
• AirTable
• Coda

Quelque soit la votre, il sera possible de l’exploiter dans une automatisation.

Comment créer un modèle de document ?

Le plus simple pour obtenir un modèle de document est de dupliquer le fichier que vous envoyez à vos clients.

Ensuite, on repère dans le fichier toutes les informations à remplacer, afin de créer des variables pour notre automatisation.

On fait de même pour tous les types de documents que vous souhaitez automatiser.

Bonus

La création de document peut être intégrée à un processus plus complexe qui va contenir :

• La signature électronique,
• Le paiement en ligne,
• L’envoi de notification sur Slack.

Selon les besoins de votre activité, il est possible d’associer de nombreuses fonctionnalités à la création de documents.