Pourquoi automatiser votre boîte mail

Le contexte

Mon client reçoit jusqu’à 90 emails par jour et se sent oppressé par sa boîte mail toujours pleine, avec principalement : 

• Mails avec pièce-jointe
• Newsletters
• Notifications

Il voulait reprendre la main sur sa messagerie.

Outil de gestion

Afin de mieux gérer ses mails, il voulait enregistrer les pièces jointes sur Google Drive et archiver ses newsletters pour une lecture ultérieure.

Je lui ai proposé de mettre en place un document Coda avec les fonctionnalités suivantes : 

• Liste des mails avec pièce-jointe,
• Liste des newsletters
• Liste des notifications
• Filtre pour déterminer si des mails sont de type Newsletter ou Notification

Chaque liste est classée par expéditeur avec des fonctionnalités de tri

Automatisation

L’automatisation que j’ai développée, sur Make.com réalise les actions suivantes :

• Enregistrement des pièces-jointes sur Google Drive et envoie des données du mail dans Coda,
• Création de fichiers PDF à partir des newsletters et envoie des données du mail dans Coda,
• Envoi des mails de type notification dans Coda,
• Classement des mails dans des libellés sur Gmail, pour garder une boîte de réception light.

Conclusion

Grâce à toutes ces actions, mon client dispose d’une messagerie plus lisible, avec des emails classés et un outil pour consulter ses newsletters et pièces-jointes.

Tellement satisafait, qu’il m’a demandé de faire la même chose pour son collaborateur.